Es una solución que administra los expedientes y documentos de las empresas, basados en procesos del negocio y permitiendo el registro, almacenamiento, búsqueda, y distribución de los documentos de forma segura y con las facilidades de gestión que brinda la tecnología.

 

Funcionalidades

  • Permite controlar los documentos desde la creación hasta el almacenamiento final, pasando por las diferentes modificaciones por parte de los usuarios que dicho documento haya sufrido a lo largo de su ciclo de vida.
  • Nos permite trabajar en un entorno de colaboración entre los usuarios de una misma organización, que comparten información para que ésta sea utilizada por cualquier miembro de la empresa que tenga permiso para poder acceder a ella.
  • Asegura la conservación indefinida de los documentos más valiosos.
  • Mejora la productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes.
  • Garantiza la optimización y organización de los documentos
  • Al trabajar con documentos virtuales, se tiene el concepto de cero papeles, esto permite mayor control sobre los gastos, como consecuencia permite canalizar de manera mucho más eficiente los recursos de la empresa.

Características

  • Es un sistema muy fácil de usar, muy similar a usar una herramienta de correo electrónico cualquiera.
  • Manejo de seguridad a través de LDAP u otros sistemas de seguridad con los cuales se puede integrar.
  • Permite sincronización de Usuarios de otras bases de datos.
  • La digitalización de documentos físicos, los cuales son procesados a través de un OCR, permite utilizar el contenido de los documentos en potentes búsquedas.
  • Búsquedas tipo google, es decir, ubica todos los documentos con cualquier información ingresada, sin necesidad de especificar un criterio de búsqueda en particular.
  • Posibilidad de delegar responsabilidades a otros usuarios por ausencia o vacaciones.
  • Derivación de documentos a un grupo de trabajo, incluso se puede derivar documentos entre áreas.
  • Permite tipificar y clasificar documentos.
  • Creación de documentos no sólo a través de archivos de trabajo, sino también a través de plantillas de documentos, las cuales tienen interfaces que crean archivos en MS-Word a partir de formatos pre-definidos.
  • Sistema orientado a procesos, se pueden definir workflows (flujos de trabajo), lo cual hace más eficiente el envío y recepción de información, así como el control y optimización de los procesos, identificación de cuellos de botella, etc.
  • Reportes no sólo referente a documentos, expedientes, clientes o usuarios, sino también referente a tiempos o plazos (tiempo en que se atendieron documentos específicos o expedientes completos, tiempos de atención por usuarios, etc.), información muy valiosa para tomar decisiones en la optimización de procesos.
  • Trazabilidad completa de todos los documentos de la organización pudiendo saber no solo por cuantas manos ha pasado un documento, sino también, que acciones ha tomado cada usuario con los documentos que tuvo en su poder, así como el momento exacto en que tomó una determinada acción.

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